Description du poste :

1) Participer au renouvellement des marchés
Organiser des réunions de reporting
Organiser des rendez-vous avec les fournisseurs et les acheteurs seniors (sourcing, réunions de lancement, suivi de marché, etc.)
Préparer les demandes de compléments de candidature, les courriers de rejet et d'attribution en lien avec les acheteurs
Participer à la rédaction des DCE en lien avec les acheteurs seniors
Créer et mettre à jour les dossiers marchés sur WEBACHA, sur ORDIGES LIAWEB et SAP
Préparation du fichier neutre en lien avec les acheteurs seniors

2) Accompagner l'exécution des marchés
Réaliser la rédaction d'avenants, d'actes de sous-traitance, de nantissements et de cession de créances, notes d'information, certificats administratifs, révisions de prix, mises en demeure, résiliations, suivi ACTRADIS, etc... Rédiger et assurer le suivi des documents d'exécution de marché à destination des titulaires (exemple : certificats administratifs)
Préparer les courriers de reconduction, de non-reconduction, de résiliation

3) Etablir un suivi financier des Marchés
- Tenue au fil de l'eau d'un tableau exhaustif avec l'ensemble de nos consultations / marchés passées, de leur performance achat (BIFCONSULT),
- SFACT : en charge de la relation SFACT en lien avec les acheteurs seniors, le responsable de service et le directeur du service
- Contribuer à la rédaction annuelle du rapport d'activité du service et du département.

4) Système de Management Qualité
Soutien aux équipes à l'application du système de management de la qualité (SMQ)
(liste non exhaustive)

Description du profil :

COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire requis
. Pratique de SAP
. Qualités rédactionnelles
. Organisation du travail et planification d'activités
. Maîtrise des outils bureautiques
.Pratique de la gestion
Formation et Connaissances associées
. Connaissances appréciées en matière de finance publique
. La connaissance du fonctionnement de l'hôpital serait appréciée
.Très bonne maîtrise des outils : Excel, Outlook
Savoir être
. Dynamisme et autonomie
. Qualités relationnelles
. Sens de l'écoute et du travail en équipe
. Esprit d'analyse et de synthèse, rigueur, méthode et organisation
PARTICULARITES DE LA FONCTION
. Apporter une valeur ajoutée en fluidifiant la production et les interactions entre collaborateurs et services
.Etre facilitateur en tenant compte des exigences portées par les équipes clientes et celles portées par les collaborateurs du service
. La réglementation encadrant la commande publique impose notamment probité et respect de la confidentialité.

Description de l'entreprise :

ACHAT est l'une des deux Centrales d'achats de l'AP-HP.
Sa mission est de mettre à disposition des GH, des PIC et des Directions du Siège des accords-cadres ou des marchés centraux pour l'achat de fournitures hôtelières et d'équipements, de produits alimentaires, de prestation de services, de travaux, d'informatique et de télécommunications.

Son activité se déploie selon un triple processus :
- l'expression des besoins ;
- la passation des accords-cadres ou des marchés ;
- le suivi d'exécution des contrats.

ACHAT est certifié ISO 9001 et s'engage à :
- garantir la régularité juridique des contrats conclus ;
- respecter les délais réglementaires ou contractuels ;
- assurer l'efficacité économique des achats ;
- être réactif et à l'écoute de ses clients ;
- développer une politique d'achat éco-responsable et favorisant l'insertion sociale.

ACHAT a un portefeuille d'achats segmenté en 3 familles :
- Les Marchés de Fournitures et Equipements en Hôtellerie et Restauration
- Les Marchés de Prestations de Service
- Les Marchés de Travaux
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Le service se trouve à ACHAT à l'hôpital Bicêtre - 78 rue du Général Leclerc 94270 Le Kremlin-Bicêtre