Contexte et atouts du poste

Ce poste est basé sur l'antenne Inria de Strasbourg et est rattaché au Service des Assistant-e-s d'Equipes de Recherche (SAER), dirigé par le/la responsable de service depuis le site principal du centre de recherche Inria à Nancy.

Mission confiée

En tant qu'Assistant.e administratif.ve d'Equipes de Recherche (AER), vous travaillez en proximité des scientifiques, des services supports d'Inria et de ses partenaires (laboratoires de recherche, Universités, Ecole). Sous la supervision du/de la responsable des AER, vous contribuez à l'essor dynamique du service.

Votre rôle consiste à faciliter le bon déroulement des activités administratives de plusieurs équipes de recherche principalement celles situées à l'antenne Inria de Strasbourg, en assurant la mise en œuvre efficace des processus Inria.

Vous serez également chargé.e de la coordination administrative de l'antenne Inria de Strasbourg. A ce titre, vous contribuerez, pour le compte de la direction du centre, au bon fonctionnement de l'antenne et serez le relai local pour les partenaires strasbourgeois (Université de Strasbourg, ICube, IHU, IRCAD).

Principales activités

En tant qu'AER :

• Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, en garantissant une coordination de qualité ;
• Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, l'accueil des nouveaux membres de l'équipe ;
• Organiser et faciliter les réunions d'équipe, les séminaires, et les événements scientifiques, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement ;
• Gérer les dépenses des équipes (établir les bons de commandes, organiser les déplacements professionnels des scientifiques) ;
• Assurer le suivi budgétaire des projets de recherche, en contribuant à la gestion efficace des ressources contractuelles et à la préparation des entretiens budgétaires ;
• Participer aux processus de recrutement et d'accueil des nouveaux membres des équipes de recherche ;
• Contribuer à une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, en participant à la mise à jour des sites Web de l'équipe et ceux dédiés aux évènements scientifiques ;

Cette liste d'activités est non exhaustive, vous pourrez être améné.e à contribuer à d'autres activités.

Pour la mission de coordination administrative de l'antenne :

• Assurer l'interface logistique avec les différents prestataires intervenant dans les locaux de Strasbourg (gestion des badges d'accès, des clés de bureaux, courrier...)
• Effectuer une communication adaptée auprès des personnels hébergés sur l'antenne
• Interlocuteur / interlocutrice dédié.e pour assurer le lien entre l'antenne et les services du centre basés à Nancy, ainsi qu'avec les services des établissements partenaires sur Strasbourg (Université, laboratoires)

Compétences

• Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches
• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d'outils de gestion
• Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution
• Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie
• Savoir mettre en œuvre une communication et une posture adaptées aux différents interlocuteurs et situations, dans un contexte multi-institutionnel
• Maîtrise de l'anglais écrit et oral appréciée (niveau A2 minimum)
• Le petit plus : une connaissance des procédures publiques facilitera votre prise de poste

A votre arrivée, vous serez accompagné.e dans votre prise de poste avec une formation interne adaptée.

Des déplacements fréquents sur les sites strasbourgeois où sont situées les équipes (3 sites actuellement) et réguliers sur Nancy seront nécessaires pour effectuer les missions confiées (frais de déplacement pris en charge).

Avantages

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle
• Mutuelle (forfait sous conditions)

Rémunération

Selon diplôme et expérience, à partir de 2100 € brut mensuel.