Description du poste :

Missions administratives
Assurer l'accueil physique, téléphonique et filtrage du service
Assurer la gestion du courrier entrant/sortant
Organiser et préparer les réunions internes et externes pour l'équipe
L'assistanat de la directrice du pôle, son adjointe, du responsable du pôle gestion des actifs immobiliers, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de rendez-vous et réunions, etc.) ; Tenue des agendas
Suivi de la facturation (Création fournisseurs, demandes d'achat, service fait, relance fournisseurs)
Rédiger des courriers, notes de services, CR, support de réunion (power point, tableau Excel...) ; Constitution de dossiers, Suivi des plannings des congés
La prise en charge des aspects logistiques du service, classement et archivage
Communication :
La préparation et coordination des sujets de communication du service (Collecte infos et préparation des rapports d'activité, support de présentation du service, livret d'accueil,..) et des évolutions IT (Intranet,..).
Sur la gestion du parc : organisation des évènements en lien avec la gestion du patrimoine, conduite du projet de montée en qualité du cadre de vie, suivi des personnels sur site

Description du profil :

BAC+2 assistanat de direction ou assistanat de gestion ou relation clients

Formation supérieure BAC+2 en assistanat de direction ou assistanat de gestion
Expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire
Rigoureux• euse et organisé• e, vous savez faire preuve de méthode et avez le sens des priorités

Compétences opérationnelles
Très bonne maîtrise des outils bureautiques : logiciels Word - Excel - PowerPoint sous Windows avec une sensibilité certaine sur la qualité des présentations
Connaissance SAP
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
Réactivité
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Compétences relationnelles
Doté• e d'un excellent sens du relationnel
Esprit d'équipe
Discrétion

Description de l'entreprise :

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux organisés en six groupes hospitaliers universitaire accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, aux urgences, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Il assure un service public de santé pour tous, 24h/24. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnels - médecins, chercheurs, paramédicaux, administratifs et ouvriers. Plus d'information sur www.aphp.fr