Mission confiée

L'assistant de services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont il s'occupe. Il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Il contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

L'assistant de services est chargé de contribuer à la bonne marche de plusieurs services.

Principales activités

Gestion financière

• Assurer le suivi budgétaire des services, en contribuant à la gestion efficace des ressources et à la préparation des échéances budgétaires
• Assurer le suivi des contrats / marchés de prestations, suivre le paiement des fournisseurs
• Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs
• Assurer la gestion et la fiabilité de l'inventaire des biens mobiliers en garantissant leur identification, enregistrement et rapprochement avec les données comptables.
• Réaliser les opérations comptables liées aux immobilisations et organiser les commissions de réforme.
• Assurer le suivi de l'inventaire physique externalisé

Organisation

• Organiser et faciliter les réunions des services, les séminaires, et les événements internes ou externes, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement ;
• Gérer les déplacements professionnels des membres des services (transport et hébergement, ...) ;
• Déployer les procédures administratives, financières et ressources humaines : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
• Assurer l'interface du service avec différents acteurs internes et externes
• Rédiger et mettre à jour les supports de communication
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services, en assurer le classement et l'archivage

Compétences

• Connaître les principes de gestion financière
• Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches
• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d'outils de gestion
• Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution
• Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie
• Maîtriser l'anglais écrit et oral (niveau A2 minimum)
• Le petit plus : une connaissance des procédures publiques facilitera votre prise de poste

Avantages

• Possibilité de télétravail et d'aménagement du temps de travail
• 7 semaines de congés + 10 jours de RTT
• Restauration subventionnée
• Prestations d'action sociale, culturelles et sportives

Rémunération

Entre 1800 et 2200€ brut mensuel