Mission confiée

L'assistante de service mutualisés apporte un support administratif aux responsables et aux membres du ou des service(s). Elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Elle contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Principales activités

Secrétariat

• Organiser les agendas et les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements...).

• Réception et envoi du courrier de la direction

• Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées

• Assurer la gestion des missions dans le Portail Missions et dans les outils internes

Organisation et gestion administrative

. Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, ...

• Contribuer et aider les chef.fe de services, initier les dossiers d'achat à l'aide des devis, renseigner les fiches de liaison, vérification des marchés, le cas échéant, transmission du devis et de la fiche de liaison au service gestion administrative et financière de la Assurer l'information des prestations exécutées vis-à-vis de ce service.

• Assurer le suivi des menues dépenses et des paiements en carte achat

• Assurer la " mémoire des services " (classement, archivage papier et numérique, ...).

• Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) de service(s).

• Mission RH lors de l'arrivée d'un nouvel agent

Communication

• Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes par délégation (accueil, transmission, relais d'information, ...).

• Contribuer à l'organisation de la vie interne des services (accueil des nouveaux arrivants, transmission et rappel d'informations importantes, ...).

• Elaborer des documents (notes, rapports, procédures, ...) et en assurer la diffusion

Activités spécifiques

L'assistante de service(s) mutualisés peut être amenée, en fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, à prendre en charge une ou plusieurs activités, parmi les exemples ci-dessous :

Achats

• Contrôler les éléments relatifs à la demande d'achat et relayer les informations aux services/personnes concernées

• Gestion et suivi des fournitures en lien avec le service gestion administrative et financière

Documentation

• Participer à la gestion des archives administratives (acquisition et traitement documentaire pour mise à disposition, recensement)

Compétences

Compétences liées aux activités (hors spécifiques)

Savoirs

• Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique
• Connaître l'environnement de la recherche et le fonctionnement d'un établissement public (scientifique, administratif, organisationnel).
• Connaître les principes de gestion budgétaire.

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques de secrétariat.
• Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie, partage, mybox).
• Disposer d'un anglais de niveau "utilisateur élémentaire" (A2) à "utilisateur indépendant" (B1) (source : Cadre européen commun de référence pour les langues).
• S'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service.
• Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et des projets.
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Mettre en œuvre les techniques de reporting.
• Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord.
• Mettre en œuvre les techniques budgétaires.
• Appliquer les procédures aministratives.
• Constituer un fond documentaire et un réseau d'interlocuteurs.

Savoir-être

• Etre disponible et à l'écoute.
• Etre ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s'adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement,...).
• Etre autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités).
• Travailler en équipe.
• Etre rigoureux(se).
• Respecter la confidentialité.
• Faire preuve de créativité et être force de proposition.

Avantages

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle
• Sécurité sociale

Rémunération

En fonction du diplôme et de l'expérience professionnelle